İş Toplantılarında Başarının Anahtarı

HANİFE KARAMUSTAFAOĞLU

Eğitim

İş hayatının olmazsa olmazıdır toplantılar. Kimi zaman şirket içindeki bilgi akışının sağlandığı, kimi zaman ise iş ortakları ya da paydaşlar ile stratejik konuların paylaşıldığı toplantıların başarıya ulaşmasında pek çok önemli nokta vardır. Toplantılardan verim alabilmek ve planlanan işleri kısa sürede gerçekleştirmek için uygulanması gereken teknikleri gelin birlikte inceleyelim.

Ön hazırlık ve gündem belirleme

Bir toplantı için gündem belirlemek, dağcıların yanında mutlaka bir harita bulundurmasına benzer. Konuşulacak konuların ya da olası bir problemin bütünü demektir. Toplantıda konuşulacak konuların hangi sırayla ele alınacağının, toplantının ne kadar süreceğinin önceden belirlenmesi katılımcılara rehber niteliğindedir. Toplantı gündemini oluşturan konular üzerine gerekli tüm araştırmalar toplantıdan önce mutlaka yapılmalıdır. Toplantıda sunulacak görsel ve işitsel materyallerin doğru çalışıp çalışmadığını önceden kontrol etmeniz güvende hissetmenizi sağlayacaktır.

Dikkatleri üzerinizde toplayın

Toplantıda konuşmaya nasıl başladığınız önemlidir. Konuşmanıza başlamadan önce sessizliğin sağlandığından ve katılımcıların sizi dinlemeye hazır olduğundan emin olun. Ayağa kalkmanız gerekirse kıyafetinizin düzgün olmasına dikkat edin. İlginin sıcak kalması için konuşma hızınızı ve ses tonunuzu doğru ayarlamanızda fayda var.

Düşüncelerinizi doğru aktarın ve ikna edin

Toplantılar en temelde düşüncelerin aktarılması, bilgi paylaşımının yapılması amacıyla organize edilir. Konuşmanızın etkili olması için basit cümleler kurarak anlaşılır şekilde konuşmalısınız. Söylediğiniz her söze önce kendiniz inanmalısınız. Mesajınızın kabul görmesi için içtenlik ve göz temasından da kaçınmayın.

Zamanı etkin kullanın

Toplantıda dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri zaman yönetimidir. Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerinin belli olmasına ve süre aşımı olmamasına özen gösterilmelidir. Gündemde yer alan konulardan hangisine ne kadar zaman ayrılacağı önceden belirlenmeli ve plana mümkün olduğunca sadık kalınmalıdır. Uzun sürecek toplantılarda katılımcıların dikkatlerini toplamaları için kısa süreli molalar verilmelidir.

Teknolojiden faydalanın

Toplantı sırasında kullanmayı planladığınız projeksiyon cihazı, ses sistemi gibi cihazları; hatta katılımcılara dağıtmayı düşündüğünüz kağıt ve kalemi önceden hazırlamalısınız. Toplantının içeriğine göre yazı tahtası ve tahta kalemi kullanacaksanız toplantı salonunda varlığından emin olmanızda fayda var. Araştırmalar iş toplantılarını sanal platformlara taşımanın çalışan verimliliğini % 66 oranında arttırdığını gösteriyor. Fiziksel toplantılarda bir kişinin gecikmesi toplantının gecikmesine ve motivasyonun düşmesine neden olarak verimliliği düşürür. Toplantının başarılı geçtiğinden emin olmanız için katılımcılara söz hakkı verip, sorularını yanıtlamanız da önemlidir.