E-Maıl Yazım Kuralları

HANİFE KARAMUSTAFAOĞLU
Eğitim

Mesleğimizde gerek şirketlerle gerekse müşterilerimizle hatta ofis içinde birbirimizle iletişimin büyük çoğunluğunu elektronik ortamda yazışarak yapıyoruz. Yazışma ortamında birbirimizi görmediğimiz için o anki duygularımızı ruh halimizi ve yaşadıklarımızı karşımızdakine aktarma şansımız yok. Zaman zaman yazdıklarımızla karşımızdakinin bizleri yanlış anlaması ve bu yanlış anlama sonucu hüküm vermesi, bizleri ciddi sıkıntılara sokuyor. Yazdıklarımızla bilerek veya bilmeyerek ilişkilerimizin bozulmaması için yazım kurallarını bilmemiz ve mutlaka uymamız gerekiyor. Aşağıda elektronik ortamda yazışmanın bilinen yazım kuralları bulunuyor. İşimizi kolaylaştırması dileği ile…

İSİM VE SELAMLAŞMA İLE BAŞLAYIN
1.Yazmaya mutlaka kişinin ismi ve bir selamlaşma ile başlanmalı, örneğin Bey veya Hanım günaydın, merhaba, iyi günler gibi. Yazmak istenen konu yazıldıktan sonra da yazışma yine iyi dileklerle noktalanmalı. “İyi çalışmalar, iyi akşamlar” gibi.

2. Mail yazarken mutlaka konu satırına kısa ve anlaşılır bir kelime veya cümle ile konuyu özetleyen ifade yazılmalı; Fiyat indirimi, teklif onayı gibi. Konuya yazılan açıklama, maili alan kişinin konuya bakarak anında okuyup, okumayacağına karar vermesini sağlayabilir. Bu karar da size daha hızlı dönülmesini sağlar. Konusu boş olan mailler dikkate alınmayabilir. Mail gönderilirken acil ikonunun işaretlemesi dikkatlice yapmalı. Sadece acil ve önemli olan mailler öncelikli olarak işaretlenmeli. Aksi halde bir süre sonra inandırıcı olmaktan çıkar ve acil maillerde sıradan işlem görür.

AÇIK VE ANLAŞILIR İFADELERE YER VERİN
3. Yazışmanın içeriğinde açık ve anlaşılır, net ifadeler kullanılmalı. Kısa ve öz olan mailler dikkat çekici ve etkilidir. Kimseden karmaşık yazıları çözmeleri beklenemez. Gereksiz ifade ve sözcüklerden kaçınarak, konu ne ise direkt ona odaklanılmalı, konu gereksiz yere uzatılmamalı. Dağınık cümleler ve gereksiz kelimeler, asıl dikkati çekilmek istenen konudan uzaklaşılmasına neden olur.

4.Mail ekinde bir dosya paylaşımı varsa mutlaka bir iki satırlık ön yazı yazılmalı. Merhabalar, ... istediğiniz dosya ektedir. İyi çalışmalar gibi.

5.Gelen maillere hızlı cevap verilmeli. Gelen mailler, kutusunda cevapsız bırakılmamalı. Gönderen kişiye mutlaka geri dönüş yapılmalı. Konu hakkında hemen yanıt verilemeyecekse daha sonra dönüş yapacağı mutlaka bildirilmeli.

ELEKTRONİK ORTAMDA YAPTIĞIMIZ YAZIŞMALAR, TİCARİ HAYATIMIZI ETKİLİYOR. BU YÜZDEN YAZIM KURALLARINI BİLMEMİZ VE MUTLAKA UYMAMIZ GEREKİYOR.

6. Yazı metninde noktalama işaretleri peş peşe kullanılmamalı. Cümlelerin sonuna, ? ya da ! gibi noktalama işaretlerinin ard arda kullanılmaları, alıcıda yazan kişinin kızgın veya bağırarak konuştuğu algısını yaratır. Aynı zamanda ciddiyetsiz olarak da algılanabilir. Yazışmada mutlaka noktalama işaretlerine ve dilbilgisi kurallarına uyulmalı.

7.Yazı metninde yazı karakterlerinin tamamı büyük harfler kullanarak yazılmamalı. Sadece büyük harf kullanarak yapılan yazışmalar bağırdığınız, hakaret ettiğiniz anlamına gelir. Eğer bazı konuların üzerinde durmak ve dikkat çekmek isteniyorsa bunu cümle içinde ya da kelimenin altını çizmek sureti ile yapılmalı.

KIZGINKEN ASLA MAİL YAZMAYIN!
8. Mail, resmi yazışma ve şirket dışına gidecekse mutlaka imza kısmı kullanılmalı. İmza kısmında ad, soyad, şirket adı ve iletişim bilgileri mutlaka yer almalı. Şirketlerde mail imzası standart hale getirilmeli. İmza kısmında varsa şirketin sloganı olabilir, bunun dışındaki gereksiz özlü sözlerden ve resimlerden kaçınılmalı.

9. Kızgınken asla mail yazılmamalı. Bu kural sık önerilen fakat çok çiğnenen etik kurallardandır. Bir kişiye kızgınlıkla yazdığınız ağır şeylerin geri dönüşünün olmayacağı unutulmamalı.

RESMİ YAZIŞMALARDA DAHA DİKKATLİ OLUN
10. Resmi yazışmalarda simge, kısaltma ve işaret kullanılmamalı.

11. Resmi yazışmalarda, kısaltılmış terimler, jargon kelimeler ya da yabancı dilde kelimeler kullanılmamalı. Mail Türkçe ise tamamen Türkçe olmalı. Yarı Türkçe yarı başka dilde kelimeler yazmak küstahlık ve ukalalıktır. Kısaltılmış terimlerle yazılan mail karşınızdaki tarafından anlaşılmayabilir.

12. Mail kimi ilgilendiriyorsa o kişiye gönderilmeli. Başka birine bilgilendirme yapılması gerekiyorsa o kişiye “cc” yapılmalı. Gerekli/gereksiz herkese mail atılması ve herkesin, “cc” ye konması son derece yanlış.

13. Mail gönderilmeden önce gözden geçirilmeli. Olası imla hataları ve yazılmak istenen konunun içeriği tekrar değerlendirilmeli. İfade edilecek konu tamam ve doğru ise gönderilmelidir.